Come può un manager continuare a vivere senza stress davanti a problemi di ogni genere che il suo personale gli sottopone quotidianamente? Ma soprattutto, come può fare un manager per evitare di diventare l’amicone di turno ed essere “usato” come uno zerbino dal personale che pensa più alla sua pagnotta ed a mantenere il proprio posto?
La prima cosa da fare per smaltire le linee sovraccariche di un manager è reindirizzare tutte le comunicazioni e le richieste in arrivo sulla sua scrivania verso i canali o compartimenti dell’attività. In parole povere serve un organigramma che rappresenti tutte le aree specializzate dell’attività e che sono affidate ad uno ed un solo responsabile.
Se sei abituato, come manager, a prendere in considerazione ed evadere comunicazioni commerciali, legali, di produzione, finanziarie ed altro ancora dovresti fermarti un attimo e creare un percorso interno che faccia transitare tutto il traffico nei canali corretti senza che passi da te, tramite un organigramma che delinea sequenze di flussi, tipi di particelle e responsabili per ognuna.
Se è vero che tutte le “strade portano a Roma ” e quindi il manager è predisposto ad avere comunicazioni da ovunque ciò non significa che debbano essere la via preferenziale.
L’organigramma, come lo intendiamo noi in Aligned Management, è la mappa che mette in evidenza non solo chi comanda ma anche gli altri posti di responsabilità, le mansioni e ciò che deve essere fatto.
Le “provincie romane” ovvero le aree di responsabilità come ad esempio l’amministrazione hanno la loro autonomia e la devono esercitare. Assorbono e smaltiscono il loro traffico senza farlo andare a Roma. Se poi c’è una emergenza o necessità la strada per Roma è disponibile e sarà anche più veloce ed efficiente visto che il manager non è più intasato dai fiumi di richieste che aveva in assenza di un organigramma funzionale.
Tutto semplice a prima vista!
Ma a questo punto una domanda sorge spontanea:
“Ma se non ho la possibilità economica di delegare a tutto il personale che necessiterei per smaltire la mole di lavoro?”
Risposta: “Usa al massimo le risorse che hai.”
Se hai tre persone, delega una o più aree della tua attività come da organigramma ad ognuno di loro. Se ne hai due fai lo stesso ma ti dovrai sobbarcare più lavoro personalmente.
E se sei solo?
Il principio è lo stesso. Dovrai suddividere il tuo tempo settimanale ed agendarti tutte le mansioni che devi svolgere per mandare avanti la tua attività. Senza dimenticarti però che se vuoi far sopravvivere la tua attività ( ho specificato sopravvivere non stabilizzare ) dovrai espanderla e quindi avrai bisogno di aiuto.
Quindi in questa fase, in cui sei sommerso di lavoro e tempestato dal tuo personale, non serve concentrarsi sulla formazione tua e del tuo personale. Non è quello il punto e stai all’erta a chi ti dice che è tutta una questione di leadership.
Ciò che hai bisogno, come manager, è una segretaria che “vigila” e faccia mantenere in funzione i percorsi ben delineati, con un organigramma ben fatto. Che ti aiuti ad ottenere eseguiti i tuoi ordini. Che ti ricorda e ti aggiorna la tua agenda.
Poi una volta che il traffico è tornato ad essere scorrevole, hai recuperato un po’ del tuo tempo si passa alla fase successiva. La formazione del tuo personale specializzato tramite mansionari esaurienti basati sulle loro funzioni nell’organigramma.
E, a questo punto, ti puoi concentrare sulla tua formazione come manager.
La via per riconquistare il tuo tempo, le tue libertà e, in alcuni casi, anche la tua dignità, è semplice e noi di Aligned Management sappiamo come fare …
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