Ti interessa sapere perché un dipendente o collaboratore si ritrova sovraccarico e non ha mai tempo?
Un’azienda è come un organismo vivente che inspira ed espira comunicazioni proprio come inspirare ed espirare ossigeno è vitale per un essere umano.
Ogni collaboratore e dipendente è un’organo vitale facente parte dell’organismo-azienda che funziona bene nella misura in cui assolve il suo compito di trasformare le particelle di comunicazione che gli arrivano ( messaggi cartacei, e-mail, telefonate, comunicazioni di persone presenti davanti a lui) in altre particelle di comunicazione prevedibili e concordate che aiutano gli altri collaboratori ad assolvere a loro volta il loro compito.
Ad esempio, se a Piero che è il Responsabile vendite arriva un contratto di vendita incompleto e per la frenesia di raggiungere l’obiettivo mensile lo passa subito all’Amministrazione a quel punto la Responsabile Amministrazione appena si accorgerà della cosa dovrà richiamare Piero che a sua volta dovrà richiamare il venditore responsabile della negligenza. E mettiamo che la cosa richieda un’ulteriore intervento del cliente che deve firmare un altro documento… capite quanto traffico è stato sollevato e quanto sovraccarico di lavoro si è causato solo perché Piero non ha svolto la sua funzione in primo luogo.
Che ci crediate o no questo è uno dei casi più comuni ed il vero motivo del sovraccarico e mancanza di tempo di Piero, non è il troppo lavoro o la Responsabile dell’Amministrazione pignola o perché è demotivato e sfiduciato.
E’ che non è sufficientemente competente nelle funzioni del suo ruolo e/o nelle policy e procedure organizzative.
Provate ora a sommare queste negligenze di Piero nell’arco di una giornata e poi, visto che come Piero ce ne sono tanti altri, moltiplicate ulteriormente per il numero di collaboratori e dipendenti di un’azienda ed il risultato sarà:
movimenti e flussi di comunicazioni inusuali e irregolari > movimenti e flussi regolari
Quello che Piero dovrebbe fare per ritrovare morale, tempo ed eliminare il sovraccarico di lavoro è innanzitutto:
- migliorare le sue competenze basandosi sul mansionario del suo posto
- studiare le policy e le procedure organizzative e dei flussi di comunicazione in uso
- applicare alla lettera le policy e procedure organizzative
- annotare e segnalare tutti i casi di violazione delle policy suddette nella sua sfera di competenza
- coinvolgere la dirigenza per l’istituzione di corsi speciali sulla gestione del traffico inusuale
Certo non dipende solo da lui ma come in ogni buona comunità si inizia a farlo da sé dando il buon esempio e poi gli altri arrivano…
Se si lavorasse anche solo su questo all’interno di una tipica azienda PMI si riscontrerebbe un notevole innalzamento della produttività.
Provare per credere…