Come smettere di essere il collo di bottiglia della tua azienda: la struttura organizzativa

Vediamo come smettere di essere il collo di bottiglia della tua azienda:

la struttura organizzativa.

Una tipica PMI (Piccola Media Impresa) italiana è costruita intorno al suo Titolare che, orgoglioso ed anche geloso della sua creatura, ne ha creato procedure e processi le cui decisioni finali spettano tutte a lui.

Se da una parte, questo gli permette di avere il controllo assoluto e niente succederà se non è lui a ordinarlo, dall’altra parte lui si trova nella condizione di non potersene staccare, di non poter delegare anche fosse per dedicarsi a progetti di espansione o innovazione oppure giusto per avere del tempo libero e starsene con la sua famiglia.

L’unica soluzione, se si vuole uscirne da questo circolo vizioso, è dedicarsi a riorganizzare la

struttura organizzativa dell’azienda,

elaborare e documentare i mansionari relativi ad ogni posto, imparare a delegare con un sistema di formazione efficace.

Imparare, lui stesso, efficaci tecniche di management e leadership.

E arrivati a questo punto, ha creato un’azienda automatizzata dove lui sarà il pilota o semplicemente il proprietario e non più operaio, venditore, assistente dei clienti ecc…, avendo saputo delegare le varie mansioni ai suoi collaboratori.

Ma vediamo meglio cosa significa.

Quando parlo di riorganizzare la struttura organizzativa dell’azienda intendo qualcosa di molto preciso ed il punto di partenza è l’organigramma.

Ma cosa è veramente l’organigramma?

Il termine sta per “schema o tabellone dell’organizzazione” oppure “schema o tabellone della struttura organizzativa”.

Voglio precisare subito che non ha nulla a che vedere con i classici e asettici organigrammi fatti con schemi a blocchi o simili che ogni tanto si vedono.

Questi organigrammi danno solo un’idea della struttura aziendale senza mostrare competenze e risultati da ottenere.

L’organigramma, quello che intendo io,  è uno schema che mostra di un’azienda la struttura organizzativa suddivisa in aree di competenza ad esempio, area della produzione, area dell’amministrazione e ne ho isolate almeno sette che ogni attività dovrebbe avere.

Questo è un vero organigramma!

Ogni area mostra le sequenze di azione, il suo ordinamento gerarchico e, la parte più importante, il prodotto o risultato, che deve ottenere, che è invariabile e standard. Queste aree a loro volta se ben allineate contribuiranno al prodotto o risultato finale della azienda.

Ad esempio, se prendiamo in considerazione un’azienda che si occupa di produrre infissi sicuramente il prodotto o risultato finale generale di tutte le sue attività dovrà essere qualcosa del tipo: infissi con lo standard qualitativo richiesto che soddisfano pienamente l’esigenza del cliente.

Se poi l’azienda, oltre a produrli, li vende al privato il suo prodotto o risultato finale di valore sarà qualcosa del tipo: infissi con lo standard qualitativo richiesto montato nei tempi e metodi concordati con completa soddisfazione del cliente.

Non c’è niente di astratto o ideale nell’organigramma e per essere veramente utile deve rappresentare la fotografia dell’azienda, la struttura organizzativa in quel momento.

Qualcuno potrebbe dire: ” Ma se siamo 3 in tutto a cosa serve?”

Serve comunque, perché un organigramma fornisce una mappa visiva della struttura organizzativa, di come sei organizzato e di tutte le mansioni che stai facendo.  Quello sarà il punto di partenza per combinare mansioni simili e farle fare ad una persona sola e poi iniziare anche a delegare di modo che l’imprenditore pian piano si liberi del carico di lavoro.

Inoltre, mettendolo in uno spazio ben visibile a tutti, può diventare il riferimento a cui accedere per orientarsi nell’azienda ed essere aggiornato sui cambiamenti ed avvicendamenti migliorando non poco la coordinazione del gruppo.

A questo punto siamo pronti per passare alla prossima fase che è:  l’elaborazione e documentazione dei mansionari relativi ad ogni posto.

Ma perché farlo?

È il passaggio chiave per la standardizzazione dei processi e procedure interne, per delegare e senza di ciò sarebbe impossibile delegare.

Immagina solo che tu voglia mettere, delegare, un’altra persona a capo di un settore della tua attività, non ti puoi basare solo sulle conoscenze ed esperienze di quella persona anche se dovesse provenire da un settore simile al tuo.

Perché?

Perché nella tua azienda ci saranno delle differenze, delle casistiche diverse che richiedono comunque della formazione aggiuntiva e se non hai niente di scritto dovrai ogni volta partire da capo impegnando di nuovo il tuo tempo e con il rischio di perderti qualcosa per strada minando la qualità e l’efficacia del trasferimento della mansione.

Quello che facciamo in questo caso è elaborare le mansioni e tutti i dettagli di quel posto specificando oltre al prodotto o risultato finale che deve ottenere il know-how accumulato per quel posto grazie alle esperienze dei predecessori. Non c’è niente da inventare o scoprire basta solo documentare quello che si sa già in un formato che possa essere duplicabile per chi subentrerà.

Questo lavoro, fatto per ogni ruolo chiave, inizialmente e poi esteso a tutti gli altri posti aziendali rappresenterà oltre che un know-how anche un asset aziendale valorizzabile.

Poi, si passa a delegare, alla vera e propria delega delle mansioni per quel posto, ove è necessario anche un metodo di formazione che permetta il trasferimento delle conoscenze in tempi e qualità accettabile.

A tal riguardo…

ho un prodotto che insegna un metodo di studio altamente efficace, testato da anni ,e con il quale è possibile ottenere l’intera delega per quel posto in un terzo del tempo previsto, senza il nostro metodo di formazione.

Certo il Titolare, o chi deve delegare, dovrà comunque fare periodi di affiancamento e supportare la persona alla quale si sta delegando ma sarà prevalentemente nella fase sul campo.

Arrivati a questo punto, l’imprenditore e titolare si trova sicuramente già in un’altra condizione e non mi sorprenderei che visto che ora si è liberato da quella morsa di “essere l’azienda“ troverà più divertente e avrà più soddisfazione a gestire l’azienda.

Di fatto ora può imparare, se non lo ho già fatto in precedenza, il corso per pilotarla, ovvero, le tecniche di management e leadership, che gli serviranno per portarla alla vittoria, sul traguardo del raddoppio o triplica degli utili o di una conquista di una fetta più ampia del suo target di mercato.

Non importa quello che l’imprenditore vuole raggiungere ma solo a questo punto può lavorare veramente a quell’obiettivo perché si è creato il tempo e la necessaria libertà per delineare le strategie.

Ora possiamo anche parlare di avere una certa misura automatizzato l’azienda, proprio perché i processi e le competenze sono allineati ad un punto che non è necessaria la presenza dell’imprenditore titolare.

Volendo, può fare un passo ulteriore e delegare anche il posto di pilota ovvero di manager dell’azienda ed “accontentarsi“ di essere il proprietario e magari dedicarsi ad aprire un’altra azienda duplicandone il processo e diventando il cosiddetto imprenditore seriale.

Insomma adesso può fare veramente quello che vuole in nome della libertà imprenditoriale!

Per saperne di più leggi anche ‘COS’È UN ORGANIGRAMMA? RUOLI CHIAVE’