Perché ripetere sempre le stesse cose ai dipendenti fa perdere tempo e produttività.
Se c’è una cosa che causa stress e inefficienza a imprenditori e manager, è dover ripetere continuamente le stesse istruzioni ai propri dipendenti. Quali sono le informazioni che vengono ribadite più spesso? I doveri e le mansioni di ogni ruolo.
La soluzione? Il mansionario aziendale.
Vediamo cos’è e perché ogni impresa dovrebbe adottarlo.
Cos’è un mansionario aziendale?
Un mansionario aziendale è un documento strutturato che elenca con chiarezza le mansioni, i compiti e le responsabilità di ogni ruolo aziendale. Funziona come una guida operativa che permette ai dipendenti di sapere esattamente cosa fare e come farlo, riducendo il bisogno di formazione continua e ottimizzando il tempo del management.
Quando facevo il formatore per i corsi di crescita personale, mi sentivo quasi un eletto nel momento in cui spiegavo e gli studenti mi ascoltavano in religioso silenzio. Ero affascinato e nello stesso tempo emozionato per il ruolo che esercitavo perché sapevo che da me dipendeva il cambiare un approccio o tratto del loro comportamento. Sapevo che potevo influire nel cambiamento della loro vita!
A volte però non avevo i risultati sperati e ciò mi abbatteva molto. Così ho iniziato a pensare che non era la mia strada ed era giunto il momento di abbandonare. Ma a me piaceva…
Poi qualcuno più esperto di me mi disse: ”Che metodo usi per formare?” Mi bloccai un attimo pensieroso e gli risposi: “In realtà ho mescolato diverse tecniche che avevo studiato e mi facevo consigliare da vari personaggi”. “Ah, adesso capisco, sei uno di quelli indipendenti che non hanno fatto il percorso standard…” sogghignò lui.
Al di là che il suo commento mi fece un po’ incazzare per la presunzione che mi arrivava da lui, però mi fece riflettere e capii dove era il mio problema.
Non avevo mai fatto un addestramento standard come formatore.
Dopo averlo fatto le cose cambiarono ovviamente in meglio.
Perché senza un mansionario si perde efficienza
Per mia esperienza, nelle piccole imprese, la formazione dei nuovi dipendenti avviene spesso in modo informale: le istruzioni vengono trasmesse verbalmente da manager o colleghi, creando diversi problemi:
- Spreco di tempo: il manager deve dedicare tempo a spiegare le stesse cose a ogni nuovo arrivato, distogliendosi da attività più strategiche.
- Incoerenza nelle informazioni: a seconda di chi fornisce le istruzioni, possono emergere variazioni o interpretazioni soggettive.
- Difficoltà di apprendimento: ogni persona ha tempi e modalità di apprendimento differenti, e il rischio di perdere informazioni importanti è alto.
- Formazione poco efficace: chi spiega le mansioni non è sempre un formatore esperto, il che può compromettere la comprensione e l’applicazione delle procedure.
Come implementare un mansionario aziendale efficace
Un sistema ben strutturato permette di ottimizzare la formazione e garantire che ogni dipendente abbia accesso alle informazioni necessarie per svolgere il proprio lavoro.
Esempio pratico:
- Un nuovo assunto nel reparto marketing, dopo aver completato le procedure burocratiche, riceve dal responsabile delle risorse umane il mansionario aziendale di base, che contiene regolamenti, prassi e doveri fondamentali.
- Dopo averlo studiato, viene verificato dal responsabile delle risorse umane, che successivamente lo indirizza al manager del reparto marketing.
- Il manager gli consegna il mansionario specifico del ruolo, che include mansioni dettagliate e procedure operative.
- Se necessaria una formazione esterna, questa viene pianificata come parte del processo di onboarding.
Vantaggi di un mansionario aziendale ben strutturato
- Ottimizzazione del tempo: il manager deve solo supervisionare, senza ripetere le stesse istruzioni più volte.
- Standardizzazione delle informazioni: ogni dipendente riceve le stesse linee guida, evitando errori dovuti a interpretazioni soggettive.
- Maggiore autonomia dei dipendenti: possono consultare il mansionario ogni volta che hanno un dubbio, senza dover interrompere il lavoro di un superiore.
- Migliore apprendimento: i nuovi assunti possono studiare le informazioni al proprio ritmo, aumentando la comprensione e la produttività.
Cosa deve contenere un mansionario aziendale?
Per essere efficace, un mansionario aziendale dovrebbe includere:
- Lo scopo del ruolo e il suo contributo agli obiettivi aziendali.
- Esperienze e consigli di chi ha ricoperto la posizione in passato.
- Competenze richieste e i corsi di formazione consigliati.
- Diagramma di flusso delle interazioni del ruolo con altri dipartimenti.
- Posizione nell’organigramma aziendale.
- Obiettivi e risultati attesi, con metriche di valutazione della produttività.
Come iniziare
Se sei un imprenditore o un manager che vuole far crescere la propria azienda senza sacrificare ulteriore tempo ed energie, il primo passo è creare un sistema di mansionari aziendali efficace. Inizia subito a definire i ruoli chiave e a strutturare le informazioni fondamentali per ottimizzare la gestione del personale e aumentare la produttività del tuo business.
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